Система электронного документооборота

потеря документов;

попадание документов в чужие руки;

потеря времени на подготовку, согласование документов, их поиск, обработку входящей, исходящей документации;

медленная передача информации и поручений подчиненным;

отсутствие контроля над исполнителями;

несвоевременное согласование договоров с клиентами;

отсутствие возможности установить историю работы с документацией;

чрезмерные траты на бумагу, копировальные материалы.

Решить эти проблемы можно тремя способами.

Во-первых, грамотное перераспределение полномочий позволяет оптимизировать вовлеченность тех или иных должностных лиц в процесс создания, утверждения документов. Во-вторых, разработка единых шаблонов документации положительно влияет на документооборот на любом предприятии. И, в-третьих, значительно улучшить документооборот позволяет его автоматизация.

Что такое СЭД?

Система электронного документооборота (сокращенно СЭД) представляет собой организационно-техническую систему, которая обеспечивает процессы создания электронной документации, управления доступом к ней и ее распространения в компьютерных сетях. Иными словами, главное назначение СЭД на предприятии заключается в организации хранения электронных документов и последующей работы с ними.

Документооборот электронный: преимущества и задачи

• Улучшение исполнительской дисциплины

СЭД как система контроля позволяет руководству эффективно проверять создание, получение, исполнение документов в электронной системе работниками, что способствует повышению качества выполнения поручений.

• Сокращение затрат рабочего времени

СЭД, а также автоматизация делопроизводства помогают ускорить документооборот на том или ином предприятии, более оперативно выполнять работу.

• Усиление конфиденциальности

Каждому пользователю дается тот уровень доступа к документации предприятия, который соответствует его полномочиям. СЭД и компьютерная система фиксируют абсолютно все действия сотрудников.

• Оптимизация внедрения новых инструкций

СЭД система упрощает ознакомление всего штата с новыми положениями.

• Улучшение корпоративной культуры

Благодаря СЭД на любом предприятии все сотрудники, находясь в единой информационной среде, легче вовлекаются в корпоративную жизнь.

• Повышение уровня конкурентоспособности

Документооборот система помогает компании быстрее приспосабливаться к изменениям, происходящим на международном рынке, адаптируя документы под новые шаблоны, что улучшает ее конкурентные преимущества.

• Экономия средств

Благодаря СЭД и автоматизации делопроизводства организация уменьшает свои расходы на покупку бумажных носителей, канцелярских принадлежностей, оплату почтовых услуг, организацию мест хранения документации.

• Увеличение мобильности служащих

СЭД автоматизация позволяет наладить эффективную удаленную работу сотрудников, поскольку цифровые документы можно хранить в облаке, получая доступ к ним через веб-приложения.

• Повышение экологичности

Документооборот и его автоматизация содействуют уменьшению затрат электроэнергии, потребляемой принтерами, а также спасению большого количества древесной растительности.

Система электронного документооборота: недостатки

- Возможность уничтожения информации компьютерными вирусами.

- Большое значение человеческого фактора.

- Существенные финансовые затраты на стадии приобретения, внедрения системы.

- Отсутствие единой информационной среды со всеми контрагентами.

Однако все эти проблемы вполне решаемы. А расходы на внедрение СЭД на любом предприятии полностью компенсируются оптимизацией рабочих процессов. Только важно запомнить: чтобы действительно усовершенствовать документооборот, автоматизация должна проводиться в соответствии с мировыми стандартами.

Неужели это означает прекращение продаж принтеров, картриджей и бумаги?

Нет. Система СЭД в странах Европы и др. существует уже более 20 лет и несмотря на это параллельно существует бумажный документооборот, правда не в таких объёмах как у нас. Просто объёмы продаж перестанут расти на 20-30% в год, как у нас и к 2030 году может пойти вниз. В любом случае есть около 15 лет, а в наше время это целая эпоха.

Поэтому